Obligaciones fiscales de una empresa recién constituida: el checklist completo (2026)
Acabas de firmar el acta constitutiva y la sensación es de arranque: logo, cuenta de banco, primeros clientes. Lo que nadie te dice en la notaría es que, para el SAT, tu empresa ya existe y ya debe. No dinero todavía, pero sí trámites y declaraciones, con fechas que corren desde el día uno, vendas o no vendas. Aquí está el mapa completo, en orden y con plazos.
¿Desde cuándo empiezan tus obligaciones?
Desde que la sociedad queda inscrita en el RFC. Normalmente el mismo notario la inscribe al constituirla. A partir de ahí, cada mes que pasa genera obligaciones, aunque la empresa no tenga un solo peso de ingresos. Este es el error de origen más caro: pensar que las obligaciones empiezan “cuando empecemos a facturar”. Empiezan antes.
Semana 1: RFC, e.firma y buzón tributario
- Confirma tu inscripción al RFC. El notario suele hacerla; pide tu constancia de situación fiscal y verifica régimen y obligaciones asignadas. Si tu empresa facturará menos de 35 millones al año, revisa si te conviene RESICO de personas morales, que calcula el ISR con flujo de efectivo.
- Tramita la e.firma de la persona moral. Requiere cita en el SAT y que el representante legal tenga su propia e.firma vigente. Sin la e.firma de la empresa no hay sellos, no hay facturas, no hay casi nada.
- Activa el buzón tributario. Es obligatorio y es el canal de notificación oficial. Regístralo con correo y teléfono que alguien del negocio revise: una notificación no leída no detiene ningún plazo.
Primer mes: sellos digitales y contabilidad electrónica
- Tramita el CSD (Certificado de Sello Digital) con la aplicación Certifica. Es lo que te permite emitir CFDI. Se solicita en línea con la e.firma y puede tardar hasta 72 horas en activarse: no lo dejes para el día de tu primera venta.
- Deja lista la contabilidad electrónica. Las personas morales deben llevar contabilidad en sistemas electrónicos y enviar al SAT el catálogo de cuentas y, cada mes, la balanza de comprobación. La balanza mensual se envía a más tardar en los primeros tres días del segundo mes posterior. Esto no se improvisa en diciembre: se configura desde el inicio.
Cada mes: el calendario que no perdona
| Obligación | ¿Qué es? | Fecha límite |
|---|---|---|
| Pago provisional de ISR | Anticipo mensual del ISR del año | Día 17 del mes siguiente |
| IVA mensual | El IVA cobrado menos el acreditable | Día 17 del mes siguiente |
| Retenciones (ISR e IVA) | Lo retenido a empleados, honorarios, arrendadores | Día 17 del mes siguiente |
| DIOT | Informativa de operaciones con proveedores | El mes siguiente (verifica el plazo vigente en la plataforma actual) |
| Balanza electrónica | Envío de la balanza de comprobación al SAT | Primeros 3 días del segundo mes posterior |
Un detalle que ayuda: el día 17 puede recorrerse algunos días según el sexto dígito del RFC. No cuentes con la prórroga para planear; cuenta con el 17.
¿Y si no tuve ingresos? Declaraciones en ceros
Se presentan igual. Una declaración en ceros tarda minutos; un requerimiento por no presentarla trae multa por cada obligación omitida, y varios meses acumulados escalan rápido. Si la empresa de verdad no va a operar en un buen tiempo, la salida ordenada es el aviso de suspensión de actividades para personas morales. Tiene requisitos y no siempre procede, pero es eso o declarar en ceros cada mes. Lo que no existe es la opción de “no hacer nada”.
Si vas a contratar: nómina, IMSS e impuesto estatal
Contratar al primer empleado abre un segundo frente de obligaciones:
- Registro patronal ante el IMSS y alta del trabajador dentro del plazo legal (el alta debe hacerse antes de que empiece a trabajar o dentro de los 5 días hábiles siguientes según el caso; lo seguro es antes del primer día).
- CFDI de nómina por cada pago de sueldo: la nómina también se timbra.
- Cuotas IMSS mensuales y aportaciones de vivienda e Infonavit bimestrales.
- Impuesto sobre nómina estatal: cada estado lo cobra con su propia tasa (en general entre 2% y 4%) y su propio padrón. Registrarse en el estado es un trámite aparte que muchos descubren con la primera multa.
Cada año: declaración anual y PTU
- Declaración anual de la persona moral: a más tardar el 31 de marzo del año siguiente. Ahí se ajusta el ISR real contra los pagos provisionales.
- PTU: si hubo utilidad y tienes trabajadores, el reparto se paga dentro de los 60 días siguientes al plazo de la anual; en la práctica, a más tardar en mayo.
Los 5 errores más comunes
- Creer que las obligaciones empiezan al facturar. Empiezan con la inscripción al RFC. Los meses de “todavía no operamos” también se declaran.
- No activar el buzón tributario. Multa directa, y peor: notificaciones con plazos corriendo que nadie vio.
- Tramitar el CSD el día de la primera venta. Puede tardar hasta 72 horas en activarse; la venta no espera.
- Ignorar el impuesto sobre nómina del estado. Es obligación estatal, no federal: el SAT no te la recuerda, la multa estatal sí.
- Armar la contabilidad electrónica “después”. Reconstruir balanzas de meses atrás cuesta más que llevarlas desde el mes uno.
¿Prefieres que lo hagamos por ti?
Todo este checklist lo puede ejecutar el equipo de la empresa: los trámites son gratuitos y los plazos están aquí. Si prefieres dedicar esos días a vender y no al portal del SAT, tomamos la empresa recién constituida, dejamos e.firma, buzón, sellos y contabilidad configurados, y nos encargamos del calendario mensual completo, con un responsable con nombre que te avisa antes de cada fecha, no después.
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